스마트 HACCP 심사에서 전산 기록 대신 종이 기록을 제출해도 인정되나

스마트 HACCP 심사는 CCP 값이 사람 손을 거치지 않고 그대로 저장되는지를 확인 대상으로 삼습니다. 관리계획서에 자동기록 대상으로 적어 둔 CCP 를 종이 기록으로 바꿔 제출하면 그 자체가 지적 사유로 이어지는 경우가 많습니다. 다만 애초에 자동화 대상이 아닌 항목과, 설비가 멈춘 구간을 메우는 보완 기록은 별도로 다뤄집니다. 아래에서 어떤 경우에 막히고 어떤 경우에 통하는지 나눠 정리했습니다.

심사가 확인하는 것은 서류 형식이 아니라 기록이 만들어지는 방식

스마트 HACCP 적용업소 인정에서 실사가 보는 것은 종이냐 화면이냐가 아니라, 값이 측정된 순간 그대로 저장되어 나중에 고칠 수 없는 구조인지입니다. 관리계획서에 특정 CCP 를 자동기록 대상으로 적어 두었다면, 심사는 그 CCP 의 기록이 실제로 사람 개입 없이 쌓이고 있는지를 설비와 화면으로 함께 확인합니다. 이 지점에서 종이 기록을 대신 제출하면 문서와 현장 구성이 어긋난 것으로 보여 지적으로 이어지기 쉽습니다.

반대로 관리계획서 자체에 수기 측정으로 적어 둔 CCP 라면 이야기가 다릅니다. 관능검사처럼 사람의 판단이 들어가는 항목은 애초에 자동화 대상이 아니고, 이 경우 종이 기록이 기본 방식입니다. 결국 종이 기록의 인정 여부는 그 CCP 를 관리계획서에 무엇으로 적어 두었는지에 달려 있습니다.

종이 기록이 막히는 경우와 보완으로 인정되는 경우

같은 종이 기록이라도 어떤 CCP 인지, 왜 종이로 남겼는지에 따라 심사에서 다뤄지는 방식이 갈립니다. 자동기록 대상 CCP 를 상시로 종이로 대체하는 것과, 자동기록 설비가 점검·교정을 받는 짧은 구간을 종이로 메우는 것은 같은 종이 기록이라도 심사에서 보는 무게가 다릅니다. 아래 표에 상황별로 정리했습니다.

자동기록이 중간에 끊기면 무엇을 남겨야 하나

자동기록장치도 정전이나 통신 장애로 일시적으로 멈추는 구간이 생깁니다. 이 구간을 아예 비워 두면 문제가 되지만, 언제부터 언제까지 끊겼는지와 그 사이 수기로 측정한 값을 함께 남기면 같은 CCP 라도 보완 기록으로 다뤄지는 경우가 일반적입니다. 핵심은 끊긴 사실을 숨기지 않고 기록에 남기는 것입니다. 복구 이후에는 자동기록과 그 구간의 수기 측정값을 나란히 두고 차이를 확인해 두면, 심사에서 그 구간을 설명할 근거가 됩니다. 끊긴 구간을 뒤늦게 채워 넣거나 값을 지어 맞추는 방식은 오히려 기록 자체의 신뢰를 무너뜨립니다.

인증 전환기 공장이 자주 걸리는 지점

기존 HACCP 에서 스마트 HACCP 으로 전환하는 공장은 설비를 먼저 넣고 문서를 나중에 고치는 순서를 밟는 경우가 많습니다. 이 사이 관리계획서에는 여전히 수기 측정 주기가 적혀 있는데 현장에는 자동기록 설비가 이미 돌고 있거나, 반대로 문서만 자동기록으로 먼저 고쳐 놓고 설비 설치가 늦어지는 경우가 생깁니다. 둘 다 문서와 현장이 어긋난 상태이고, 심사는 이 어긋남을 종이냐 전산이냐의 문제로만 보지 않고 관리계획서와 실제 구성이 맞는지로 봅니다. 설비를 바꾸는 시점에 관리계획서의 해당 항목도 함께 고쳐야 전환기의 공백이 생기지 않습니다. 아래 표는 전환 구간에서 흔히 벌어지는 문서와 현장의 어긋남을 정리한 것입니다.

정확한 인정 기준과 지적 사례는 식약처 고시와 심사 지침을 기준으로 확인하는 것이 정확합니다. 현장마다 CCP 구성과 설비 상태가 달라 어느 항목이 보완 기록으로 인정되는지는 현장 진단 단계에서 관리계획서를 함께 짚어 확인해 드립니다. 자동기록장치를 넣기 전에 확인할 항목은 HACCP 자동기록장치 도입 전 확인할 네 가지에서 정리했습니다.