MES 유지보수비를 줄이는 가장 빠른 길은 금액을 깎아 달라고 말하는 것이 아니라 청구 한 줄을 갈래별로 분해하는 것입니다. 월 고정 안에는 장애 대응만 있는 것이 아니라 사용법 문의, 데이터 정정, 신규 개발, 서버 운영이 함께 들어 있습니다. 아래에 갈래를 나누는 기준과 각 갈래에서 실제로 줄어드는 쪽을 표로 정리했습니다.
범위가 한 줄이면 줄일 쪽도 보이지 않습니다
유지보수 계약서를 열어 보면 범위가 "시스템의 안정적 운영 지원" 같은 한 문장으로 적혀 있는 경우가 많습니다. 이 문장은 무엇이 들어 있는지 알려 주지 않고, 무엇을 뺄 수 있는지도 알려 주지 않습니다. 그래서 비용 이야기를 꺼내면 대화가 금액 숫자로만 흐르고, 깎으면 깎는 대로 범위는 그대로 남습니다.
한 줄 안에는 성격이 전혀 다른 작업이 섞여 있습니다. 전화로 화면 쓰는 법을 알려 주는 일과 집계가 틀어진 원인을 찾는 일은 같은 작업이 아닙니다. 품목 코드 하나를 등록해 주는 일과 새 보고서를 만드는 일도 다릅니다. 섞여 있는 동안에는 어느 쪽이 비용을 만들고 있는지 양쪽 모두 알지 못합니다.
분해에 필요한 자료는 멀리 있지 않습니다. 요청이 오간 자리는 보통 세 곳입니다. 담당자 메일, 업체와 쓰는 대화방, 전화 메모입니다. 여기 남은 요청을 날짜순으로 옮기고 옆 칸에 갈래만 적으면 됩니다. 한 달치만 해도 어느 갈래에 몰려 있는지 드러나는데, 대개 장애가 아니라 질의와 데이터 정정 쪽입니다.
여섯 갈래로 나누면 덜어 낼 쪽이 보입니다
| 섞여 있는 갈래 | 현장에서 보이는 모습 | 비용이 붙는 이유 | 줄이는 방향 |
|---|---|---|---|
| 사용법 문의 | 같은 화면 쓰는 법을 매번 전화로 묻는다 | 사람이 붙은 시간이 그대로 청구 근거가 된다 | 자주 나오는 질문을 화면 캡처와 함께 사내 문서로 묶고 1차 응대를 내부 담당자에게 둔다 |
| 데이터 정정·등록 | 품목·거래처·코드 수정을 그때그때 요청한다 | 권한이 업체에만 있어 매번 외부 작업이 된다 | 되돌릴 수 있는 항목만 권한을 받아 사내에서 처리한다 |
| 장애·오류 대응 | 작업지시가 넘어가지 않거나 수량이 맞지 않는다 | 원인을 찾는 시간이 들고 생산이 멈춘다 | 줄이는 대상이 아니다. 여기는 그대로 남긴다 |
| 신규 화면·보고서 | 필요한 양식을 요청해서 받아 쓴다 | 개발이 월 고정에 숨어 총량이 보이지 않는다 | 월 범위에서 떼어 건별 과제로 돌린다 |
| 서버·DB 운영 | 백업·용량·계정 관리가 같은 줄에 적혀 있다 | 응용 유지보수와 인프라 관리가 구분되지 않는다 | 항목을 분리해 각각 무엇을 받는지 적는다 |
| 연동 예외 처리 | 설비 신호가 끊긴 시간대를 매번 손으로 맞춘다 | 같은 예외가 반복되는데 임시 조치로 넘어간다 | 예외 규칙을 한 번 고쳐 반복 요청 자체를 없앤다 |
여섯 갈래 가운데 금액이 실제로 줄어드는 자리는 첫째·둘째·넷째입니다. 앞의 둘은 요청 건수 자체가 사라지는 쪽이고, 넷째는 월 고정에서 빠져 필요할 때만 드러나는 쪽입니다. 셋째를 건드리면 안 되는 이유는 분명합니다. 장애 대응을 얇게 만들면 비용은 내려가도 생산이 서는 날에 되돌아옵니다.
사내로 넘길 때는 되돌릴 수 있는 것부터 가져옵니다
권한을 받아 오는 것이 비용 절감의 핵심이지만, 전부 가져오면 다른 비용이 생깁니다. 잘못 등록한 데이터를 복구하는 작업이 유지보수 요청으로 다시 들어오기 때문입니다. 기준은 하나입니다. 틀렸을 때 화면에서 되돌릴 수 있는지입니다.
| 작업 | 사내로 넘길 수 있는 조건 | 그대로 맡기는 편이 나은 경우 |
|---|---|---|
| 계정 발급·권한 변경 | 권한 등급이 문서로 정리돼 있다 | 권한이 원가·단가 조회와 묶여 있다 |
| 품목·BOM 등록 | 등록 양식과 검증 규칙이 화면에 있다 | 등록이 기존 재공 수량 재계산을 건드린다 |
| 보고서 조건 변경 | 조회 조건만 바꾸는 범위다 | 집계 기준이나 쿼리를 손대야 한다 |
| 바코드·라벨 양식 수정 | 양식 편집 화면이 따로 제공된다 | 프린터 설정이나 전송 규격까지 바뀐다 |
| 월 마감 재집계 | 재집계 기능이 화면에 있고 이력이 남는다 | 마감된 데이터를 직접 고쳐야 한다 |
| 설비 통신 재시작 | 절차서가 있고 영향이 한 설비로 끝난다 | 여러 설비·서버 서비스가 함께 묶여 있다 |
왼쪽 조건이 맞는 항목은 교육 한 번으로 넘어옵니다. 넘길 때 함께 요청할 것은 권한이 아니라 절차서 한 장입니다. 누가 어떤 순서로 하고 문제가 생기면 어디까지가 우리 책임인지가 적혀 있어야 다음 담당자에게도 넘어갑니다.
줄인 비용이 다시 늘지 않게 묶어 둡니다
범위를 줄여 놓고도 몇 달 뒤 같은 수준으로 돌아가는 경우가 있습니다. 요청이 다시 전화로 들어가기 때문입니다. 그래서 창구를 한 명으로 정하고, 그 사람이 갈래를 먼저 적은 뒤 업체로 넘기는 순서를 만들어 두시는 편이 좋습니다. 이 기록이 다음 갱신 협의의 자료가 됩니다.
커스터마이즈를 많이 해 둔 시스템이라면 하나 더 봅니다. 쓰지 않는 화면과 보고서가 남아 있으면 그것도 점검 범위에 들어갑니다. 한 해 동안 아무도 열지 않은 화면을 찾아 정리 목록을 만들면 범위를 좁힐 근거가 됩니다. 접속 이력을 볼 수 있는 시스템이면 조회만으로 확인됩니다.
마지막으로 금액 대신 확인할 것은 산정 근거입니다. 월 비용이 어떤 항목의 합으로 계산되는지를 받아 두면 다음 협의가 숫자 흥정이 아니라 항목 조정이 됩니다. 구체적인 비용 구조는 시스템 구성과 요청 분포에 따라 달라지므로, 현장 진단 단계에서 실제 요청 기록을 보고 산출해 드립니다.
FAQ
자주 묻는 질문
- 유지보수비가 부담인데 계약을 아예 끊어도 됩니까?
- 끊는 선택도 가능하지만 끊은 다음에 확인하면 늦는 항목이 있습니다. 먼저 보실 것은 구축 계약서에서 소프트웨어 사용 권한과 유지보수가 한 조항에 묶여 있는지입니다. 계약마다 다르고, 묶여 있는 형태라면 지원 종료가 사용 중단으로 이어질 수 있어 판단이 달라집니다. 그다음은 우리 쪽이 들고 있어야 하는 것들입니다. 서버와 데이터베이스 접근 계정, 소스와 설계 자료의 제공 조건, 가동 이후 무엇을 바꿨는지에 대한 기록입니다. 이 세 가지가 없으면 다른 곳에 맡기는 것도 처음부터 구조를 읽는 작업으로 시작됩니다. 전부 끊기보다 갈래를 덜어 내는 쪽이 대체로 안전합니다. 신규 개발과 사용법 응대를 범위에서 빼고 장애 대응만 남기면 월 범위는 얇아지고, 급한 날에 연락할 곳은 남습니다.
- 유지보수비는 보통 어떤 기준으로 산정됩니까?
- 금액은 시스템 구성과 요청 분포에 따라 달라지므로 일률적으로 말씀드리기 어렵지만, 산정에 들어가는 항목은 대체로 비슷합니다. 첫째는 대응 인력을 어느 수준으로 잡아 두는지입니다. 상시 전담인지, 요청이 올 때 배정하는 방식인지에 따라 성격이 다릅니다. 둘째는 범위 안에 든 모듈과 연동 지점의 수입니다. 설비 연동과 거래처 전송이 많을수록 확인할 구간이 늘어납니다. 셋째는 커스터마이즈 분량입니다. 표준 기능만 쓰는 곳과 화면을 많이 고친 곳은 같은 요청에도 손이 다르게 들어갑니다. 넷째는 서버와 데이터베이스 운영이 포함돼 있는지입니다. 그래서 금액을 묻기 전에 "이 금액이 어떤 항목의 합인지"를 받아 두시는 편이 낫습니다. 항목이 나오면 다음 협의가 흥정이 아니라 범위 조정이 됩니다.
- 업체가 데이터 수정 권한을 주려고 하지 않습니다. 어떻게 요청해야 합니까?
- 전부 달라고 하면 거절되는 경우가 많고, 거절에 근거가 있는 경우도 있습니다. 마감 데이터나 재공 수량을 직접 고치는 권한은 잘못 쓰면 복구 작업이 다시 요청으로 들어오기 때문입니다. 그래서 "틀렸을 때 화면에서 되돌릴 수 있는 항목"만 지목해 요청하시는 편이 통하기 쉽습니다. 거래처·품목 기본 정보 등록, 라벨 양식 수정, 보고서 조회 조건 변경 같은 것들입니다. 요청할 때 권한과 함께 절차서를 받으시는 것도 중요합니다. 누가 어떤 순서로 하고, 문제가 생기면 어디까지가 우리 책임인지가 적혀 있어야 담당자가 바뀌어도 유지됩니다. 권한을 받은 뒤에는 그 갈래의 요청이 실제로 줄었는지를 몇 달 기록해 두십니다. 그 기록이 다음 갱신에서 범위를 더 좁힐 근거가 됩니다.
- 커스터마이즈를 많이 해 둔 시스템인데 유지보수비를 줄일 수 있습니까?
- 줄일 수 있지만 순서가 다릅니다. 고친 화면이 많으면 점검할 구간도 많아 범위를 그대로 두고 금액만 내리기는 어렵습니다. 먼저 하실 일은 쓰지 않는 기능을 찾는 것입니다. 한 해 동안 아무도 열지 않은 화면과 보고서가 있는지 접속 이력으로 확인하면 조회만으로 목록이 나옵니다. 담당자가 바뀌면서 쓰임이 끊긴 화면, 시범으로 만들었다가 그대로 남은 보고서가 대개 섞여 있습니다. 그 목록을 들고 범위에서 제외할 항목을 협의하시면 됩니다. 함께 보실 것은 고친 내용이 기록으로 남아 있는지입니다. 기록이 없으면 같은 증상이 재발할 때 원인을 찾는 시간이 매번 다시 들고, 그 시간이 비용입니다. 지금부터라도 변경 이력을 남기는 조건을 계약에 적어 두시는 편이 다음 1년에 돌아옵니다.
- 유지보수비를 줄이면 장애가 났을 때 대응이 느려지지 않습니까?
- 그럴 수 있고, 그 차이는 평소에 보이지 않다가 생산이 서 있는 날에 나타납니다. 그래서 줄이는 방향을 구분하시는 것이 중요합니다. 금액만 내리고 범위를 그대로 두면 계약서는 종전과 같은데 실제로 내려가는 것은 우선순위입니다. 반대로 사용법 응대와 신규 개발을 범위에서 떼어 내고 장애 대응을 남기는 방식이면, 줄어든 것은 비용이고 남은 것은 필요한 쪽입니다. 어느 방식이든 대응 조건은 문장으로 남겨 두십니다. 접수 창구와 연락 가능 시간, 어떤 상태를 급한 건으로 볼지, 그 판단을 누가 하는지입니다. 특히 세 번째가 빠지면 나머지가 작동하지 않습니다. 생산 중단이나 출하 지연처럼 공장에서 바로 확인되는 조건으로 적어 두면 급한 날에 해석을 두고 다투지 않게 됩니다.
근거·참고
제도와 기준의 원본
- 스마트공장 사업관리시스템
정부 스마트공장 보급사업의 공고·신청·공급기업 목록이 있는 곳. 지원금 조건을 여기서 확인합니다.
현장에 맞는 답이 필요하시면
이 글은 일반적인 기준을 정리한 것입니다. 공정과 설비를 직접 보고 해당 현장의 조건에 맞춰 범위를 잡아 드립니다.
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