스마트공장 공급기업 선정 기준, 계약서에 적히는 네 가지부터 봅니다

스마트공장 공급기업을 고르실 때 제안서와 견적보다 먼저 보실 것은 계약서에 무엇이 적히는지입니다. 구축이 끝난 뒤에 남는 것은 발표 자료가 아니라 조항이기 때문입니다. 확인하실 항목은 네 가지입니다. 사후관리 범위, 소스와 데이터의 인계 조건, 우리 현장을 맡는 담당 인력, 그리고 공급기업 사정이 바뀔 때의 처리입니다. 아래에 각 항목을 어떻게 확인하는지와 후보 여러 곳에 똑같이 던질 질문을 정리했습니다.

제안서는 비교가 되지 않는다

후보를 모아 놓고 가장 먼저 하게 되는 일이 제안서와 견적을 나란히 놓는 것입니다. 그런데 이 비교는 잘 되지 않습니다. 각 제안서가 잡은 범위가 서로 달라서 같은 금액이 같은 일을 뜻하지 않기 때문입니다. 한 곳은 설비 연동을 포함했고 다른 곳은 수기 입력 화면까지만 잡았는데, 표지만 보면 둘이 같은 제안으로 보입니다.

범위가 다른 상태에서 비교하면 대개 설명이 매끄러운 쪽으로 기울게 됩니다. 그래서 순서를 뒤집는 편이 낫습니다. 후보 전체에 같은 질문을 던지고, 돌아오는 답이 문서인지 말인지로 먼저 가르는 것입니다. 범위를 같은 기준으로 맞춘 다음에 견적을 비교하면 그때는 숫자가 의미를 갖습니다.

공고가 뜬 뒤에 후보를 찾기 시작하면 이 과정을 접수 기간 안에 밀어 넣게 됩니다. 신청 준비의 시점별 순서는 스마트공장 보급확산 사업 신청 절차 쪽에 따로 정리해 두었습니다.

계약 전에 확인하는 네 가지

확인 항목	구체적으로 물어볼 것	답이 흐릴 때 나중에 생기는 일	어느 문서에 남겨 둘지
사후관리 범위	무상 기간에 들어가는 작업과 빠지는 작업의 구분, 장애 접수 창구, 처리 결과를 남기는 방식	화면 수정과 장애 복구가 같은 '유지보수'로 묶여 요청마다 범위를 다시 다툰다	계약서 본문 또는 유지보수 범위 별표
소스·데이터 인계	소스코드 보관 주체, 산출물 목록, 데이터베이스 접근 권한, 우리 쪽에 사본을 둘 수 있는지	시스템은 남는데 고칠 수단이 없어 다음 업체가 화면부터 다시 만든다	계약서의 산출물·지식재산 조항
담당 인력과 대응	우리 현장을 아는 담당이 누구인지, 교체될 때 인계 방법, 접수 뒤 1차 응답과 방문 기준	사람이 바뀔 때마다 공정 설명을 처음부터 다시 하게 된다	계약서 또는 착수 회의록
공급기업 사정이 바뀔 때	사업 종료·폐업 시 소스와 문서를 넘겨받는 절차와 보관 위치를 미리 정해 두는지	연락이 끊긴 뒤 손에 남는 자료가 화면 사진뿐인 상태가 된다	계약서의 해지·종료 조항

네 항목 중 뒤의 두 개가 특히 자주 빠집니다. 계약하는 시점에는 공급기업이 계속 있을 것으로 보고 이야기하게 되고, 담당이 바뀌는 상황도 그때 가서 생각하게 됩니다. 그런데 시스템은 몇 해를 쓰는 것이어서 그 사이에 사람이 바뀌는 쪽이 오히려 보통입니다.

사후관리는 기간이 아니라 '무엇이 포함되는가' 다

사후관리를 물으면 기간으로 답이 돌아오는 경우가 많습니다. 기간은 비교하기 쉬운 숫자지만, 그 안에 무엇이 들어가는지가 적혀 있지 않으면 나중에 같은 요청을 두고 해석이 갈립니다. 장애가 나서 멈춘 것을 되살리는 일과, 화면에 항목을 하나 더 넣는 일과, 법이나 원청 양식이 바뀌어 서식을 고치는 일은 성격이 다른 작업인데 계약서에는 '유지보수' 한 단어로 적혀 있는 경우가 흔합니다.

그래서 기간을 늘려 달라고 하기보다 갈래를 나눠 적어 달라고 요청하시는 편이 실질적입니다. 멈춘 것을 되살리는 일은 무상 기간 안에 두고, 기능을 더하는 일은 건별로 보고, 외부 요건 변경은 따로 본다는 식으로 구분만 해 두면 요청할 때마다 다툴 일이 줄어듭니다.

접수 경로도 함께 보실 항목입니다. 담당자 개인 휴대전화로만 접수되는 구조는 그 사람이 쉬는 날에 멈추고, 요청과 처리 결과가 어디에도 쌓이지 않아 계약 갱신 시점에 지난 1년을 설명할 근거가 남지 않습니다. 접수 창구와 처리 기록 양식은 유지보수를 실제로 하고 있는 곳이면 그 자리에서 열어 보여 줄 수 있는 자료입니다.

소스와 데이터는 '우리가 계속 쓸 수 있는가' 로 본다

소스코드를 받을 수 있는지는 조건에 따라 다릅니다. 패키지 제품이면 주지 않는 것이 일반적이고, 그 자체를 문제로 보기는 어렵습니다. 판단 기준을 소스 유무가 아니라 '공급기업이 없어도 이 시스템을 계속 쓸 수 있는 상태인지'로 두시는 편이 맞습니다.

그 상태를 만드는 것은 네 가지입니다. 데이터베이스에 우리 권한으로 접근할 수 있는지, 우리 데이터를 표준 형식으로 내보낼 수 있는지, 화면 구성과 처리 규칙을 적은 문서가 남는지, 그리고 공급기업이 사업을 접을 때 소스를 넘기는 조건을 조항으로 둘 수 있는지입니다. 이 네 가지가 되어 있으면 소스가 없어도 다음 업체가 이어받을 여지가 생깁니다.

이것이 왜 중요한지는 이미 그 상황을 겪은 공장들을 보면 드러납니다. 만든 회사와 연락이 되지 않는 상태에서 이관할 때 무엇부터 확보해야 하는지는 MES 개발사 폐업 시 유지보수 이관 체크리스트에 정리해 두었습니다. 그 글에 적힌 항목 대부분은 계약하는 시점에 한 줄로 적어 두면 되는 것들입니다. 뒤에 가서 확보하려면 훨씬 어렵습니다.

같은 질문을 던지고 답으로 가린다

물어볼 질문	답이 구체적인 경우	답이 흐린 경우	추가로 요청할 자료
구축이 끝난 뒤 장애가 나면 어디로 접수합니까?	접수 창구와 처리 기록 양식을 열어 보여 준다	'연락 주시면 바로 봅니다'로 끝난다	처리 기록 양식 견본(고객 정보 지운 것)
소스코드는 어디에 보관되고 저희가 받을 수 있습니까?	보관 위치와 인계 조건을 조항 문구로 제시한다	'회사 자산이라 어렵다'까지만 말한다	산출물 목록과 인계 조건을 적은 문서
저희 현장을 맡을 담당은 누구이고 바뀌면 어떻게 됩니까?	담당과 인계 방식을 역할로 짚어 말한다	'팀에서 대응합니다'로 답한다	착수 회의록에 담당·연락 경로 기재
사업을 접게 되면 저희 자료는 어떻게 됩니까?	종료 시 넘길 자료와 절차를 조항으로 둔다	질문 자체를 넘긴다	해지·종료 시 인계 조항 문구
저희 공정과 비슷한 구축을 해 보셨습니까?	공정 단위로 무엇을 어떻게 했는지 설명한다	업종 이름만 나열한다	해당 공정의 화면 구성 설명(가상 데이터)

이 다섯 개를 후보 전체에 똑같이 던지시는 것이 요점입니다. 질문을 바꿔 가며 물으면 답을 나란히 놓을 수 없습니다. 그리고 다섯 개 모두 문서나 조항으로 답할 수 있는 질문이라, 말로만 돌아오는 곳과 자료로 돌아오는 곳이 그 자리에서 갈립니다.

마지막 질문은 답의 길이보다 단위를 보시면 됩니다. 업종 이름을 나열하는 답과, 어느 공정에서 어떤 값을 어떻게 받았는지 짚는 답은 들어 보면 구분이 됩니다. 뒤쪽으로 답하는 곳은 우리 현장에서도 공정 단위로 이야기하게 됩니다.

지원사업으로 할 때 하나가 더 붙는다

자체 예산으로 구축하면 범위를 중간에 조정하기가 비교적 자유롭습니다. 지원사업으로 하면 범위가 제출한 사업계획과 묶이고, 완료 확인 단계에서 무엇을 어떻게 구축했는지 증빙으로 설명해야 합니다. 그래서 그 증빙을 누가 어떤 형식으로 만드는지를 계약 전에 맞춰 두시는 편이 낫습니다.

구축 중에 범위가 조금 달라지는 일은 흔합니다. 그때마다 무엇이 왜 바뀌었는지를 그 자리에서 남겨 두면 확인 단계에서 설명이 쉽고, 끝난 뒤 몰아서 정리하면 사람 기억에 의존하게 됩니다. 사업 유형과 연도별 공고에 따라 절차와 제출 자료가 달라질 수 있으므로, 구체적인 요건은 협약 단계에서 받는 안내를 기준으로 확인하셔야 합니다.

신청 자체에 필요한 현재 수준을 어디까지 갖춰야 하는지는 MES 없이 스마트공장 지원사업 가능한가에서 따로 다뤘습니다.

지금 후보를 비교하고 계신다면 위 다섯 질문을 그대로 쓰셔도 됩니다. 어느 공정부터 범위에 넣는 것이 맞는지, 어떤 설비가 먼저 연동 가능한지는 현장을 보고 판단해야 하므로 필요하시면 현장 진단 단계에서 함께 정리해 드립니다. ㈜리바이브랩은 스마트제조·스마트서비스 공급기업 승인을 받은 기업입니다(부산테크노파크).