생산관리시스템 공급사가 연락을 받지 않는 상태라면 먼저 하실 일은 독촉이 아니라 확보입니다. 지금 우리 손에 어떤 계정과 자료가 있는지 확인하고 사본을 사내에 두는 것이 순서입니다. 연락은 그 뒤에도 계속 시도하실 수 있지만, 확보는 상대가 조금이라도 응답하는 동안에만 수월한 일입니다. 아래에 응답이 없는 상태를 구간으로 가르는 기준, 닿지 않는 동안 확보해 둘 자료, 서버와 계정이 공급사 쪽에 있을 때의 처리 순서를 정리했습니다.
연락이 안 되는 것과 폐업은 어떻게 다른가요?
대응 순서가 다릅니다. 응답이 늦는 상태는 아직 요청할 상대가 있는 것이고, 사업이 정리된 상태는 요청할 상대가 없어 자료를 가진 사람을 찾는 일부터 시작해야 하는 것입니다. 그래서 지금이 어느 쪽인지 먼저 가려 두시는 편이 낫습니다. 전화 회신은 없지만 담당자 메일이 반송되지 않고 사업자 상태가 그대로라면 요청이 아직 닿는 구간입니다.
| 구간 | 확인되는 신호 | 이 구간에서 할 일 | 미루면 생기는 일 |
|---|---|---|---|
| 응답 지연 | 전화는 연결되지만 회신이 없다, 메일은 반송되지 않는다 | 구두로 하던 요청을 문서로 바꿔 메일로 다시 보낸다(산출물 목록·접근 정보·데이터 사본) | 구두 요청만 남아 나중에 무엇을 언제 요청했는지 확인할 수 없다 |
| 연락 두절 | 대표번호와 담당자 번호가 모두 닿지 않고 회신이 끊긴다 | 받을 자료를 우선순위로 줄여 짧게 요청하고, 동시에 우리 손에 있는 것만으로 운영이 되는지 점검한다 | 자료를 기다리는 동안 백업 확인과 계정 점검이 함께 미뤄진다 |
| 사업 종료 단계 | 메일 반송, 사업자 상태 변경, 홈페이지·대표번호 해지 | 자료를 가진 개인(전 담당자, 참여했던 협력 업체)을 찾고, 현재 운영 상태를 우리 손으로 문서화한다 | 시스템은 돌아가는데 고칠 수단과 설명할 자료가 함께 사라진다 |
구간을 가르실 때 기준은 인상이 아니라 반송 여부, 번호 연결 여부처럼 확인할 수 있는 신호로 두시는 편이 좋습니다. 그리고 어느 구간이든 보낸 날짜, 보낸 방법, 돌아온 답을 한 줄씩 적어 두십시오. 나중에 다른 업체에 상황을 설명할 때 이 기록이 그대로 쓰입니다.
지금 당장 확보해 둘 자료는 무엇인가요?
네 갈래입니다. 접근 정보, 데이터, 산출물 문서, 그리고 화면에 보이지 않는 업무 규칙입니다. 앞의 둘이 없으면 시스템이 돌아가는 동안에도 손을 쓸 수 없고, 뒤의 둘이 없으면 다음에 맡는 쪽이 화면부터 다시 만들게 됩니다.
| 확보 대상 | 어디서 찾나 | 받지 못할 때 대신 하는 것 | 어떤 형태로 남기나 |
|---|---|---|---|
| 접근 정보 | 서버 접속 정보, 데이터베이스 계정, 관리자 화면 계정, 호스팅·도메인 계정 명의 | 지금 쓰는 관리자 계정으로 들어가 권한 범위를 확인하고, 사내 담당자 계정을 따로 만들어 둔다 | 사내 계정 대장(접근 가능 여부와 확인 날짜 함께 기재) |
| 데이터 | 운영 데이터베이스, 백업 파일의 보관 위치와 주기 | 화면에서 기간을 끊어 내려받을 수 있는 목록과 실적을 엑셀로 받아 둔다 | 월 단위 파일로 사내 저장소에 보관 |
| 산출물 문서 | 요구사항 정의서, 화면 설계, 데이터베이스 구조 문서, 소스 보관 위치 | 실제 화면을 업무 순서대로 캡처하고 화면마다 입력 항목과 출력물을 한 줄씩 적는다 | 화면별 설명 문서 한 장 |
| 업무 규칙 | 불량 판정 기준, 재고 차감 시점, 작업지시 번호 체계처럼 화면에 드러나지 않는 처리 규칙 | 현장 담당자가 알고 있는 규칙을 받아 적고, 애매한 항목은 실제 데이터로 맞춰 본다 | 규칙 목록(근거가 된 화면과 데이터 함께 기재) |
| 연락 기록 | 보낸 메일과 문서, 통화 일시, 돌아온 답 | 처음부터 직접 적어 모은다 | 날짜순 한 장 요약 |
문서가 없다고 멈추지 않으셔도 됩니다. 돌아가는 화면을 순서대로 캡처하고 무엇을 넣으면 무엇이 나오는지 적어 두면 그것이 사실상의 인계 자료가 됩니다. 다음에 맡는 쪽이 가장 먼저 묻는 것도 이 내용입니다.
서버와 계정이 공급사 쪽에 있으면 어떻게 하나요?
먼저 멈출 수 있는 지점을 찾습니다. 호스팅이나 도메인 비용을 공급사가 결제해 온 구조라면 결제가 끊기는 날이 곧 정지되는 날이 될 수 있습니다. 그래서 계정 명의가 누구인지, 결제 수단이 어디인지, 갱신일이 언제인지를 계약서와 결제 내역을 함께 놓고 확인하시는 일이 가장 급합니다. 명의 변경이나 권한 승계가 가능한지는 계약 문서와 서비스 약관에 따라 달라지는 영역이라 일반화해서 말씀드리기 어렵고, 금액이 걸린 경우에는 서명 전에 법률 검토를 따로 받으시는 쪽을 권합니다.
확인과 병행해서 지금 멈추지 않게 하는 일도 함께 하십시오. 백업이 자동으로 돌고 있었다면 그 결과 파일을 사람이 눈으로 확인해 사내로 한 벌 내려 두고, 생산일보나 출하 목록처럼 매일 나가야 하는 출력물은 당분간 엑셀이나 종이로 이중 기록을 두시는 편이 안전합니다. 번거롭지만 시스템이 하루 멈췄을 때 현장이 멈추지 않게 하는 장치입니다.
다음 단계는 이관을 전제로 현재 상태를 적어 두는 것
이관 여부를 아직 정하지 않으셨더라도 현재 상태 문서 한 장은 지금 만들어 두시는 편이 낫습니다. 시스템이 맡고 있는 업무 목록, 연동된 설비, 쓰는 사람 수, 데이터가 쌓이는 위치, 확보한 것과 못 받은 것, 연락 기록이면 충분합니다. 이 한 장이 있으면 다른 업체와 이야기할 때 범위를 같은 기준으로 받을 수 있고, 없으면 후보마다 다른 전제로 제안이 돌아와 비교가 되지 않습니다.
그다음은 전부를 한 번에 다시 만들려 하지 않는 것입니다. 멈추면 안 되는 기능, 당장은 수기로 버틸 수 있는 기능, 사실 쓰지 않던 기능으로 갈라 보면 급한 범위가 생각보다 좁은 경우가 많습니다. 급한 범위를 먼저 세우고 나머지를 천천히 옮기는 순서가, 연락이 끊긴 상태에서 현장을 세우지 않고 갈 수 있는 길에 가깝습니다.
FAQ
자주 묻는 질문
- 공급사가 전화를 안 받습니다. 어디까지 연락을 시도해 보는 것이 맞나요?
- 경로를 늘리는 쪽보다 기록이 남는 경로로 바꾸는 쪽이 낫습니다. 대표번호와 담당자 휴대전화만 반복해 거는 동안에는 시도한 사실 자체가 남지 않습니다. 같은 요청을 메일로 보내고, 요청할 자료를 목록으로 적어 첨부하십시오. 반송되는지 여부만으로도 지금이 어느 구간인지 가릴 수 있습니다. 담당자 개인 연락이 끊긴 경우에는 계약서에 적힌 주소와 대표자 이름, 세금계산서에 찍힌 발행 정보가 남아 있는 접점입니다. 구축에 함께 참여했던 설비 업체나 전기 공사 업체가 있었다면 그쪽이 소식을 알고 있는 경우도 있습니다. 다만 연락을 계속 시도하는 일과 자료를 확보하는 일을 순서로 두지 마시고 같이 진행하십시오. 회신을 기다리는 동안 계정과 백업 확인이 함께 멈추는 것이 가장 흔한 손실입니다.
- 소스코드를 달라고 요청했는데 회사 자산이라며 거절했습니다. 받을 수 있나요?
- 계약서에 무엇이 적혀 있는지에 따라 달라지므로 일반적으로 받을 수 있다고 말씀드리기는 어렵습니다. 먼저 계약서의 산출물 조항과 지식재산 조항, 그리고 별첨으로 붙은 문서 목록을 확인하십시오. 소스 인계가 적혀 있지 않은 경우가 많고, 그때는 요청의 근거가 약해집니다. 효력 판단이 필요한 사안이라면 계약 문서 전체를 함께 봐야 하므로 법률 검토를 받으시는 쪽을 권합니다. 다만 소스를 받지 못하는 것과 아무것도 받지 못하는 것은 다릅니다. 데이터베이스 안의 우리 데이터, 화면 구성과 처리 규칙을 적은 문서, 산출물로 받기로 했던 문서는 성격이 달라 따로 요청해 보실 수 있습니다. 실무에서 다음 업체가 더 급하게 찾는 것도 소스보다 데이터와 업무 규칙입니다.
- 서버가 공급사 계정으로 되어 있습니다. 서버가 꺼지면 데이터도 사라지나요?
- 보관 구조에 따라 달라지지만, 데이터가 그 서버 안에만 있다면 그렇게 될 수 있는 상태로 보셔야 합니다. 확인하실 순서는 세 가지입니다. 데이터가 어디에 쌓이는지, 백업이 어디로 떨어지는지, 그 저장 위치에 우리가 접근할 수 있는지입니다. 백업이 같은 서버 안의 다른 폴더로만 떨어지고 있었다면 백업이 있어도 함께 사라집니다. 그래서 위치와 상관없이 지금 내려받을 수 있는 자료를 사내로 한 벌 옮겨 두시는 일이 먼저입니다. 화면에서 기간별로 엑셀을 받을 수 있으면 그것이라도 받아 두십시오. 계정 명의와 결제 주체는 함께 확인하십시오. 갱신일이 지나 서비스가 정지된 뒤에는 자료를 꺼내는 절차 자체가 어려워지는 경우가 있습니다.
- 지금 시스템은 잘 돌아갑니다. 연락이 안 돼도 급한 문제는 아닌 것 같은데요?
- 돌아가는 동안이 확보하기 가장 쉬운 시점이라는 점이 문제입니다. 시스템이 멈춘 뒤에는 화면을 캡처할 수도, 데이터를 내려받을 수도 없고, 그때는 자료 확보와 복구를 동시에 해야 합니다. 실제로 급해지는 계기는 장애만이 아닙니다. 거래처가 양식을 바꾸거나 제도가 바뀌어 서식을 고쳐야 할 때, 설비를 한 대 더 붙일 때, 사람이 들어와 계정을 하나 더 만들어야 할 때처럼 작은 변경에서 먼저 막힙니다. 고칠 수단이 없다는 사실이 그 시점에 드러납니다. 그래서 지금 하실 일은 이관 결정이 아니라 점검입니다. 접근 정보와 데이터 사본, 화면 설명 문서를 확보해 두면 결정은 나중에 하셔도 선택이 남습니다.
- 다른 업체로 이관하는 것과 새로 구축하는 것 중 어느 쪽이 나은가요?
- 확보한 자료의 양이 판단을 가릅니다. 데이터와 데이터베이스 구조, 화면별 처리 규칙이 손에 있으면 기존 데이터를 이어받는 쪽을 검토할 수 있고, 데이터만 있고 규칙이 전혀 남아 있지 않으면 사실상 다시 만드는 일에 가까워집니다. 그래서 어느 쪽인지 정하기 전에 현재 상태 문서 한 장을 먼저 만드시는 편이 낫습니다. 쓰는 기능 목록, 연동 설비, 사용자 수, 데이터 위치, 확보한 것과 못 받은 것을 적은 문서입니다. 범위를 쪼개는 것도 함께 보십시오. 과거 데이터는 조회만 되도록 남겨 두고 앞으로 쌓일 업무만 새로 세우는 방식도 있습니다. 어느 쪽이든 비용과 기간은 설비 구성과 데이터 상태를 직접 확인한 뒤에 나오는 숫자라, 현장 진단 단계에서 산출해 드립니다.
근거·참고
제도와 기준의 원본
- 스마트공장 사업관리시스템
정부 스마트공장 보급사업의 공고·신청·공급기업 목록이 있는 곳. 지원금 조건을 여기서 확인합니다.
- 한국생산기술연구원
제조 공정 기술을 연구하는 정부출연 기관. 금형·가공·자동화 분야의 기술 자료가 공개돼 있습니다.
현장에 맞는 답이 필요하시면
이 글은 일반적인 기준을 정리한 것입니다. 공정과 설비를 직접 보고 해당 현장의 조건에 맞춰 범위를 잡아 드립니다.
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