원청이 바뀌어도 기존 LOT 추적 데이터 자체는 대부분 그대로 남습니다. 손대야 하는 것은 데이터가 아니라, 그 데이터를 새 원청의 발주·품번 체계에 잇는 연결 부분입니다. 아래에 그대로 쓸 수 있는지 가르는 항목과, 과거 생산분 이력을 요구받았을 때 구간별로 제시할 수 있는 범위를 정리했습니다.
기존 LOT 추적 데이터를 그대로 쓸 수 있나요?
대부분 그대로 쓰고, 새 원청 식별 체계로 잇는 연결표를 하나 더 만드는 방식이 일반적입니다. 기존 LOT 번호를 지우고 새 원청 양식에 맞춰 다시 매기는 방식은 권하지 않습니다.
LOT 추적 기록이 두 층으로 되어 있기 때문입니다. 아래층은 우리 공장이 스스로 매긴 LOT 번호와 그 번호에 묶인 입고·투입·작업·검사·출하 기록입니다. 위층은 그 번호를 원청의 발주번호·납품번호·품번에 맞춰 보여 주는 층입니다. 원청이 바뀔 때 바뀌는 것은 위층이고, 우리 공정이 그대로라면 아래층은 그대로입니다.
기존 번호를 다시 매기면 과거 기록과의 연결이 끊어집니다. 그러면 정작 소급 요구가 왔을 때 되짚을 수 없게 되므로, 우리 번호는 그대로 두고 새 원청 번호를 함께 적는 칸을 더하는 쪽이 안전합니다.
무엇을 보고 그대로 쓸 수 있는지 가르나요?
추적 단위, 식별 번호 체계, 소급 요구 기간, 제출 양식 네 가지를 먼저 봅니다. 원청이 바뀌었다는 사실만으로는 무엇을 손봐야 하는지 알 수 없습니다.
| 확인 항목 | 그대로 쓸 수 있는 경우 | 연결표나 보완이 필요한 경우 | 확인하는 방법 |
|---|---|---|---|
| 추적 단위 | 새 원청이 요구하는 단위가 기존 단위와 같거나 더 넓다 | 기존보다 더 잘게(작업지시·호기·시간대) 요구한다 | 새 원청 품질 요구서에서 추적 최소 단위를 적은 문구를 찾아 기존 LOT 부여 기준과 맞춰 본다 |
| 식별 번호 체계 | 우리 LOT 번호를 쓰고 원청 번호를 함께 적는 것을 허용한다 | 원청이 지정한 번호 체계로만 적어야 한다 | 납품 라벨·전표 양식에 번호 자리가 몇 개인지, 자사 번호 병기 칸이 있는지 본다 |
| 소급 요구 기간 | 요구 기간이 우리 기록이 남아 있는 범위 안에 들어온다 | 요구 기간이 기록이 없는 시기까지 올라간다 | 파일·대장·시스템을 각각 열어 실제로 남아 있는 가장 이른 날짜를 확인한다 |
| 제출 양식 | 같은 내용을 양식만 바꿔 뽑으면 된다 | 기존에 적지 않던 항목이 양식에 들어 있다 | 새 양식의 칸을 하나씩 기존 기록 항목과 대조해 빈 칸을 센다 |
| 자재 LOT 연결 | 자재 입고 LOT 과 투입 기록이 이어져 있다 | 투입 기록이 없거나 일자 단위로만 있다 | 완제품 LOT 하나를 골라 자재 입고까지 역으로 따라가 본다 |
| 검사·설비 기록 연결 | 검사값과 설비값이 LOT 번호로 묶여 있다 | 날짜·호기로만 남아 LOT 과의 연결이 추정이다 | 검사 성적서와 설비 기록에 LOT 번호 칸이 있는지 본다 |
표에서 가장 먼저 보실 항목은 추적 단위입니다. 단위가 같거나 더 넓어지면 기존 데이터로 대응되는 편이지만, 더 잘게 요구되면 과거분은 그 단위로 되돌릴 수 없습니다. 일자 단위로만 적어 온 기록을 작업지시 단위로 쪼개는 것은 기록이 아니라 추정이 되기 때문입니다. 이 경우 과거분은 있는 단위로 제출하고, 새 단위는 전환 시점 이후 생산분부터 적용하는 방식으로 가릅니다.
새 원청이 과거 생산분 이력을 요구하면 어떻게 하나요?
구간별로 남아 있는 범위를 적어 제출하고, 비어 있는 구간은 비었다고 적습니다. 기록이 없는 자리를 새 양식에 맞춰 추정해 채우는 것이 가장 위험합니다. 나중에 한 건이라도 어긋나면 제출한 자료 전체를 다시 보게 됩니다.
| 기록 구간 | 보통 남아 있는 것 | 새 원청에 제시할 수 있는 범위 | 비어 있을 때 적는 방법 |
|---|---|---|---|
| 자재 입고 | 거래명세서·입고 대장의 공급사·수량·일자 | 어느 공급사 자재가 언제 얼마나 들어왔는지 | 거래 서류로 기간과 수량만 제시하고 LOT 연결은 미확인으로 적는다 |
| 자재 투입 | 생산일보의 일자와 품목 정도 | 그 날 쓸 수 있었던 자재 범위(여러 LOT 가능) | 특정 LOT 으로 단정하지 않고 해당 일자의 투입 가능 범위로 적는다 |
| 작업·공정 | 작업일보, 작업자, 설비 호기 | 누가 어느 설비에서 만들었는지 | 호기 구분이 없으면 공정 단위까지만 제시한다 |
| 검사 | 검사 성적서와 측정값 | 그 LOT 의 검사 결과와 판정 | 성적서가 날짜 단위로만 있으면 날짜 범위로 제시한다 |
| 출하·납품 | 거래명세서·출하 대장의 수량과 납품처 | 어디로 얼마가 언제 나갔는지 | 납품처 전표와 대조해 수량과 일자만 제시한다 |
| 부적합·반품 | 부적합 보고서와 반품 내역 | 같은 기간 부적합 발생 여부와 조치 | 접수 건이 없는 것과 기록 자체가 없는 것을 갈라 적는다 |
이 중에서 실제로 가장 자주 비는 구간은 자재 투입입니다. 입고와 출하는 거래 서류가 양쪽에 남아 되짚을 수 있는 편이지만, 어느 자재 LOT 을 어느 날 얼마나 썼는지는 현장에서 적지 않으면 어디에도 남지 않습니다. 완제품 LOT 하나를 골라 자재 입고까지 역으로 따라가 보면 우리 기록이 어디서 끊기는지 한 번에 드러납니다. 새 원청 요구서를 받기 전에 이 확인을 해 두시는 편이 좋습니다.
전환 시점에 함께 정해 두는 것
전환일을 하루로 못 박고 그 전후를 나눠 적는 것이 기준입니다. 날짜가 흐리면 같은 LOT 이 양쪽 양식으로 두 번 적히거나, 어느 쪽에도 안 적히는 구간이 생깁니다.
함께 정해 둘 것은 세 가지입니다. 첫째는 전환일 이전에 만들어 둔 재고와 재공품을 새 원청 체계에서 어떻게 부를지입니다. 이전에 만든 물량이 이후에 나가는 경우가 대부분이라 여기가 가장 자주 엉킵니다. 둘째는 두 원청 물량이 같은 LOT 에 섞여 있는 혼재 LOT 의 표기 방법입니다. 셋째는 기존 원청에 제출한 자료의 보관 범위입니다. 거래가 끝나도 보관해야 하는 경우가 있어 임의로 지우지 않습니다.
여기까지 정리되면 손봐야 할 범위가 연결표 추가인지, 현장 기록 항목 추가인지 갈립니다. 둘은 드는 일이 많이 달라서, 새 원청 요구서와 지금 쓰는 기록 양식을 나란히 놓고 대조하는 단계가 먼저입니다. 이 대조는 현장 진단 단계에서 함께 해 드립니다.
FAQ
자주 묻는 질문
- 새 원청이 LOT 번호 자리수와 형식을 지정했는데 기존 번호를 다시 매겨야 하나요?
- 기존 번호는 그대로 두고 지정 형식의 번호를 함께 적는 방식이 일반적입니다. 번호를 다시 매기면 과거 기록과의 연결이 끊어져, 정작 소급 추적을 요구받았을 때 되짚을 근거가 사라집니다. 라벨이나 전표에 자사 번호를 병기할 칸이 없는 경우가 있어 양식을 먼저 확인해야 하는데, 이때도 내부 기록에는 우리 번호를 남기고 제출본에만 지정 번호를 쓰는 방법을 봅니다. 두 번호를 잇는 연결표를 어디에 두고 누가 관리하는지는 전환 전에 정해 두시는 편이 좋습니다.
- 새 원청이 요구하는 추적 단위가 지금보다 잘게 나뉘어 있는데 과거 생산분도 맞춰야 하나요?
- 과거분을 더 잘은 단위로 되돌리는 것은 대부분 불가능하므로, 있는 단위로 제출하고 그 사실을 함께 적는 쪽으로 정리합니다. 일자 단위로 적어 온 기록을 작업지시 단위로 쪼개면 그것은 기록이 아니라 추정이고, 뒤에 한 건이라도 어긋나면 자료 전체를 다시 보게 됩니다. 요구 단위는 전환 시점 이후 생산분부터 적용하고, 그 이전 구간은 제출 범위를 명시하는 방식이 일반적입니다. 새 원청이 과거분까지 같은 단위를 요구하는지는 요구서 문구로 확인해야 하며, 협의 결과에 따라 달라집니다.
- 두 원청 물량이 한 LOT 에 섞여 있으면 어떻게 적나요?
- 섞여 있다는 사실을 그대로 적고, 그 LOT 이 어디로 얼마씩 나갔는지를 출하 쪽에서 가릅니다. 혼재 LOT 을 한쪽 원청 것으로만 적으면 반대쪽 수량이 맞지 않게 되고, 회수가 필요한 상황에서 범위를 좁힐 수 없습니다. 전환기에는 가능하면 LOT 을 섞지 않도록 투입 시점에서 나누는 것이 낫지만, 이미 섞인 재고가 있으면 출하 전표 단위로 나눠 기록하는 방법을 씁니다. 어느 방식이 되는지는 품목과 포장 단위에 따라 달라 현장에서 확인해야 합니다.
- 기존 원청용으로 쓰던 엑셀 양식을 새 원청용으로 고쳐 써도 되나요?
- 고쳐 쓰는 것 자체는 가능하지만, 같은 파일을 덮어쓰면 과거 제출 자료의 형태가 사라집니다. 기존 양식으로 제출한 기록은 그 형태 그대로 남겨 두고 새 양식은 별도로 만드시는 편이 안전합니다. 거래가 끝난 뒤에도 보관해야 하는 경우가 있고, 과거분에 대해 질의가 들어오면 당시 제출본과 같은 모양이어야 설명이 됩니다. 또 양식을 손으로 계속 고치다 보면 어느 시점부터 항목이 달라졌는지 알 수 없게 되므로, 전환일을 기준으로 파일을 갈라 두시는 방법을 권합니다.
- 원청이 아직 바뀌기 전인데 미리 해 둘 수 있는 게 있나요?
- 완제품 LOT 하나를 골라 자재 입고까지 역으로 따라가 보는 것이 가장 먼저 할 일입니다. 요구서를 받기 전에 우리 기록이 어디서 끊기는지 알아 두면, 새 원청이 어떤 단위를 요구해도 대응할 수 있는 범위와 못 하는 범위를 바로 말할 수 있습니다. 함께 해 두면 좋은 것은 기록이 실제로 남아 있는 가장 이른 날짜를 파일·대장·시스템별로 적어 두는 일입니다. 소급 요구 기간이 이 날짜보다 앞서면 그 구간은 처음부터 협의 대상이 됩니다.
근거·참고
제도와 기준의 원본
현장에 맞는 답이 필요하시면
이 글은 일반적인 기준을 정리한 것입니다. 공정과 설비를 직접 보고 해당 현장의 조건에 맞춰 범위를 잡아 드립니다.
MORE
함께 보면 좋은 글
- 금형 교체시간을 줄이려면 무엇부터 봐야 하나, 구간별 기록부터입니다
금형 교체시간은 전체 소요시간 한 칸이 아니라 준비·탈착·장착·조건 설정·시운전 구간을 같은 기준으로 끊어 기록하는 데서 줄어듭니다. 구간 경계와 기록 항목, 시작 전에 정할 것을 정리했습니다.
- 식품 소분·재포장 작업에서 원래 LOT 번호를 어떻게 유지하나, 분할 기록 기준
소분·재포장은 한 LOT이 여러 포장으로 갈라지므로 원 LOT을 라벨에 옮기는 것만으로는 추적이 끊깁니다. 원 LOT 승계와 작업 회차 하위 LOT 부여, 혼합·잔량 처리, 라벨 출력 기록을 소분 형태별로 정리했습니다.
- 스마트공장 사전준비, 두 달에 정리하는 것 — 공정·설비·기록
생산관리 시스템 도입은 업체를 비교하기 전에 공정·설비·기록을 정리하는 데서 시작됩니다. 두 달 동안 시점별로 정리할 것, 도입 계획에서 자주 비는 항목, 미리 모아 두면 되는 내부 자료를 표로 정리했습니다.